Nhân viên

Quản lý tất cả các thông tin hồ sơ của nhân viên và thiết lập ca làm việc, vai trò truy cập hệ thống. Cho phép tạo tài khoản truy cập hệ thống với các vai trò tương ứng cho từng nhân viên.

Để quản lý nhân viên người quản lý cần thiết lập ca làm việc và vai trò của nhân viên trước sau đó mới tạo các nhân viên.

1. Tạo ca làm việc

Bước 1: Để tạo ca làm việc tại màn hình nhân viên chọn chức năng Ca làm việc

Bước 2: Chọn thêm mới ở góc bên phải

Bước 3: Nhập các thông tin:

Tên ca làm việc
Tên ca làm việc
Chọn giờ đến: Nhấn vào giờ đến tương ứng mỗi thứ để chọn giờ sau đó nhấn và tiếp tục chọn phút.

Chọn giờ về: Nhấn vào giờ về tương ứng mỗi thứ để chọn giờ sau đó nhấn và tiếp tục chọn phút.

Những trường thông tin có dấu * là bắt buộc điền.

Đối với quyền truy cập menu tùy chỉnh vui lòng chọn các chức năng vai trò đó được truy cập.

Bước 4: Hoàn thành việc tạo ca làm việc, nhấn để lưu lại ca làm việc vừa chọn.

Nhấn vào nếu không có nhu cầu thêm ca làm việc nữa.

2. Tạo vai trò & đặc quyền

Bước 1: Để tạo vai trò & đặc quyền tại màn hình Nhân viên chọn module Vai trò & đặc quyền

Bước 2: Chọn New ở góc bên phải

Bước 3: Nhập các thông tin:

Tên vai trò
Chọn quyền truy cập: Có 2 quyền
- Truy cập tất cả cả menu.
- Truy cập menu tùy chỉnh: nhân viên sẽ được truy cập vào những menu được cho phép.
Đối với quyền truy cập menu tùy chỉnh : quản lý thao tác chọn các menu nhân viên được phép thao tác.

Những trường thông tin có dấu * là bắt buộc điền.

Đối với quyền truy cập menu tùy chỉnh vui lòng chọn các chức năng tương ứng với vai trò vừa tạo.

Bước 4: Hoàn thành việc tạo ca làm việc, nhấn để lưu lại vai trò & đặc quyền vừa chọn.

Nhấn vào nếu không có nhu cầu thêm ca làm việc nữa.

3. Tạo thông tin và tài khoản đăng nhập hệ thống của nhân viên.

3.1 Tạo thủ công

Bước 1: Để tạo nhân viên tại màn hình Nhân viên chọn module nhân viên

Bước 2: Chọn Thêm mới ở góc bên phải

Bước 3: Nhập các thông tin:

Tên: tên của nhân viên
Họ: họ của nhân viên
Mã nhân viên: Hệ thống sẽ sinh mặc định, cũng có thể nhập mã theo quy định của từng công ty.
Số điện thoại: Số điện thoại của nhân viên.
Giới tính: Giới tính của nhân viên.
Email: Email của nhân viên.
Tên người dùng: Chính là tên đăng nhập hệ thống của nhân viên.
Mật khẩu: Mật khẩu đăng nhập hệ thống của nhân viên.
Ca làm việc: Chọn ca làm việc của nhân viên.
Vai trò: Chọn vai trò của nhân viên.
Phòng ban: Chọn phòng ban của nhân viên.
Chức danh: Chọn chức danh của nhân viên.
Mức lương chính thức: Nhập mức lương chính thức của nhân viên.
Mức lương thử việc: Nhập mức lương thử việc của nhân viên.
Ngày Kết thúc thử việc: Nhập ngày kết thúc thử việc của nhân viên.

Những trường thông tin có dấu * là bắt buộc điền.

Tên người dùng chính là tên đăng nhập hệ thống của nhân viên.

Mật khẩu chính là mật khẩu đăng nhập vào hệ thống của nhân viên.

Bước 4: Hoàn thành việc tạo nhân viên, nhấn để lưu lại thông tin nhân viên vừa tạo.

Nhấn vào nếu không có nhu cầu thêm ca làm việc nữa.

3.2 Nhập theo danh sách nhân viên

Bước 1: Để tạo nhân viên tại màn hình Nhân viên chọn module nhân viên

Bước 2: Chọn thêm mới danh sách nhân viên ở góc bên phải

Bước 3: Hệ thống hỗ trợ nhập bằng file xls, vui lòng tải file mẫu:

Chọn file mẫu như hình:

Nhập các thông tin vào file vừa tải xuống.

Tên: tên của nhân viên
Họ và tên đệm: họ và tên đệm của nhân viên
Số điện thoại: Số điện thoại của nhân viên.
Giới tính: Giới tính của nhân viên.
Email: Email của nhân viên.
Ca làm việc: Chọn ca làm việc của nhân viên.
Vai trò: Chọn vai trò của nhân viên.
Phòng ban: Chọn phòng ban của nhân viên.
Chức danh: Chọn chức danh của nhân viên.
Mức lương chính thức: Nhập mức lương chính thức của nhân viên.
Mức lương thử việc: Nhập mức lương thử việc của nhân viên.
Ngày Kết thúc thử việc: Nhập ngày kết thúc thử việc của nhân viên (Bắt buộc nhập theo định dạng Năm-tháng-ngày)

Những trường thông tin ở cột màu đỏ là bắt buộc điền.

Chọn định dạng của các cột trong file xls là dạng text.

Phải tạo ca làm việc và vai trò của nhân viên trước khi nhập thông tin nhân viên..

Phòng ban và chức vụ chưa tồn tại trong hệ thống sẽ được thêm mới tự động.

Tên đăng nhập hệ thống của nhân viên là email của nhân viên.

Mật khẩu đăng nhập vào hệ thống của nhân viên mặc định là: 123456

Bước 4: Lưu lại file Xls vừa thêm thông tin nhân viên sau đó thao tác nhập vào hệ thống như hình dưới đây:

Chọn file vừa lưu từ máy tính sau đó nhấn để nhập lên thông tin tất cả nhân viên.

Hệ thống thông báo số nhân viên đã tải lên thành công. Có thể tải xuống file kết quả để xem nhân viên nào không tải lên được, hệ thống có hỗ trợ đánh dấu những nhân viên bị sai các trường thông tin.

Hệ thống sẽ sử dụng email để định danh nhân viên đó đã tồn tại trong hệ thống chưa. Nếu email đã tồn tại hệ thống sẽ cập nhật thông tin của nhân viên đó.

4. Tìm kiếm/Xem/Sửa/Xóa thông tin nhân viên

4.1. Tìm kiếm nhân viên

Hệ thống hỗ trợ tìm kiếm nhanh theo tên, chức danh, số điện thoại, giới tính, quốc gia, vai trò hoặc trạng thái. Nhập thông tin cần tìm kiếm vào ô tìm kiếm:

4.2. Xem/Sửa thông tin nhân viên

Bước 1: Để xem/sửa thông tin của nhân viên tại màn hình Danh sách nhân viên chọn tên nhân viên

Bước 2: Chọn xem chi tiết

Tại đây bạn có thể thao tác chỉnh sửa thông tin của nhân viên:

Thông tin hợp đồng
Thông tin cơ bản
Thông tin cá nhân: tiểu sử, thông tin ngân hàng, thông tin liên hệ.
Thông tin ảnh hồ sơ.
Thông tin tài khoản: tài khoản đăng nhập hệ thống.
Thay đổi mật khẩu:
- Thay đổi mật khẩu đăng nhập vào hệ thống cho nhân viên.
- Nhập mật khẩu mới và xác nhận lại mật khẩu đó.

Bước 3: Thao tác Lưu lại các thông tin vừa thay đổi.

Đổi mật khẩu cho nhân viên chính là thay đổi mật khẩu truy cập vào hệ thống của nhân viên. Khi thay đổi mật khẩu mới cần thông báo lại cho nhân viên.

Mật khẩu ít nhất 6 ký tự.

4.3 Xóa thông tin nhân viên

Bước 1: Để xóa thông tin của nhân viên tại màn hình Danh sách nhân viên chọn tên nhân viên

Bước 2: Hệ thống hiện thông báo:

Chọn để xóa nhân viên.

Chọn hủy thao tác xóa nhân viên.

Những nhân viên bị xóa đồng thời sẽ xóa hết các thông tin các nhân và thông tin tài khoản trên hệ thống, không còn quyền truy cập vào hệ thống nữa.

5. Thiết lập nhân viên nghỉ việc

Để thiết lập nhân viên nghỉ việc người quản lý thiết lập loại nghỉ việc trước.

5.1. Thiết lập loại nghỉ việc

5.1.1 Thêm mới loại nghỉ việc

Bước 1: Để tạo loại nghỉ việc tại màn hình Nhân viên chọn module nhân viên nghỉ việc

Bước 2: Chọn Loại nghỉ việc ở góc bên phải

Bước 3: Nhập các thông tin:

Loại nghỉ việc: nhập tên loại nghỉ việc.

Bước 4: Hoàn thành việc tạo loại nghỉ việc, nhấn để lưu lại.

Nhấn vào nếu không có nhu cầu thêm loại nghỉ việc nữa.

5.1.2. Tìm kiếm loại nghỉ việc

Hệ thống hỗ trợ tìm kiếm nhanh theo tên loại nghỉ việc. Nhập thông tin cần tìm kiếm vào ô tìm kiếm:

5.1.3 Sửa thông tin loại nghỉ việc

Bước 1: Để sửa thông loại nghỉ việc tại màn hình Danh sách các loại nghỉ việc chọn chỉnh sửa:

Bước 2: Chỉnh sửa các thông tin:

Tại đây bạn có thể thao tác chỉnh sửa tên loại nghỉ việc.

Bước 3 : Hoàn thành việc tạo loại nghỉ việc, nhấn để lưu lại.

Nhấn vào nếu không có nhu cầu chỉnh sửa loại nghỉ việc nữa.

5.1.4 Xóa loại nghỉ việc

Bước 1: Để xóa loại nghỉ việc tại màn hình Danh sách loại nghỉ việc chọn loại nghỉ việc cần xóa

Bước 2: Hệ thống hiện thông báo:

Chọn để xóa loại nghỉ việc

Chọn hủy thao tác xóa loại nghỉ việc.

Những loại nghỉ việc bị xóa sẽ bị ảnh hưởng tới những nhân viên nghỉ việc, trong thông tin những nhân viên nghỉ việc trường loại nghỉ việc sẽ trống.

5.2. Thiết lập nhân viên nghỉ việc

5.2.1 Thêm mới nhân viên nghỉ việc

Sau khi đã tạo loại nghỉ việc ta có thể thiết lập nhân viên nghỉ việc.

Bước 1: Để tạo nhân viên nghỉ việc tại màn hình Nhân viên chọn module nhân viên nghỉ việc

Bước 2: Chọn Thêm mới ở góc bên phải

Bước 3: Nhập các thông tin:

Chọn nhân viên nghỉ việc.
Chọn ngày nghỉ việc.
Chọn loại nghỉ việc.
Chọn thoát phỏng vấn.
Chọn vô hiệu hóa tài khoản: tài khoản này sẽ không được truy cập vào hệ thống nữa. Các thông tin cá nhân của nhân viên vẫn sẽ được lưu lại trong hệ thống.